Ce conţine agenda unui jurnalist

Nu este o regulă, fiecare îşi notează ceea ce consideră relevant. Totuşi, în linii mari, agenda unui jurnalist ar trebui să conţină:

– contacte ale principalelor surse de informare;

– liste de subiecte;

– un calendar al evenimentelor importante;

Acum rămâne să ne hotărâm dacă vom folosi o agendă clasică sau una electronică. Eu urăsc agendele clasice :) Însă unii sunt nostalgici şi cred în argumentele-clişeu că agenda clasică nu se strică niciodată şi c-o poţi purta cu tine oriunde. Ok, la fel de bine o poţi pierde sau o poţi scăpa într-o fântână arteziană. De-aia vă recomand să folosiţi o agendă electronică, de preferat o aplicaţie web. Printre avantajele celei din urmă s-ar număra:

– backup şi export. Două funcţii care ne ajută să ne păstrăm în siguranţă datele;

– search. Găsim rapid informaţiile de care avem nevoie, nu stăm să răsfoim;

– mobilitate. Nu suntem nevoiţi să purtăm agenda după noi, putând s-o accesăm de pe orice dispozitiv conectat la Internet;

– share + print. Putem împărţi informaţia cu alţii;

– edit. Putem să modificăm uşor informaţiile, fără să mai avem parte de clasicele mâzgăleli. Totodată, putem multiplica rapid informaţia;

– alerte. Poate cel mai important este faptul că putem seta o „alarmă”, care să ne amintească, cu puţin timp înainte că urmează să aibă loc un eveniment.

Cum gestionăm partea cea mai grea din agendă: calendarul evenimentelor

Să luăm un exemplu. Presupunem că suntem nişte jurnalişti care scriu pe domeniul IT. Cele mai multe dintre evenimentele care se întâmplă în zona noastră de interes sunt previzibile. Conferinţele IT, lansările de produse, târgurile IT, bursele de joburi de profil, acestea şi altele sunt evenimente despre care aflăm cu ceva timp înainte că vor avea loc. E bine să le avem notate undeva pentru ca, furaţi de vârtejul ştirilor, să nu uităm de unele dintre ele şi să fim prinşi nepregătiţi. Deci vom trece într-o agendă: numele evenimentului; data/ora/locul desfăşurării evenimentului şi eventual o scurtă descriere a sa.

Cea mai bună opţiune pentru a gestiona un calendar cu evenimente este, în opinia mea, să folosim o aplicaţie web. Dintre avantajele pe care le-am enumerat mai sus, aici vom găsi de mare trebuinţă funcţia prin care putem seta alerte (memento-uri). Practic, tot ce trebuie să facem este să ne notăm toate detaliile evenimentului şi să optăm ca aplicaţia să ne trimită o alertă prin email sau prin sms cu câteva zile înainte. Aşa scăpăm de grija că e posibil să ratăm un eveniment sau să aflăm de el exact în ziua desfăşurării şi să n-avem timp să ne facem o acreditare.

Iată câteva aplicaţii web cu funcţii de calendar: Google Calendar; Windows Live Calendar; Ubidesk; CalendarFly. Şi pentru cei care preferă aplicaţiile desktop: Microsoft Office Outlook sau Mozilla Sunbird.

Listele de subiecte

Putem să le ţinem foarte uşor şi într-o agendă clasică, dar putem, mult mai simplu, să folosim tot o alternativă electronică. Cel mai simplu ar fi să folosim un fişier în care să ne notăm aceste liste. Eu am folosit Google Docs, pentru că vreau să am acces oriunde la acest fişier şi, în plus, mi se pare foarte util că permite şi editarea colaborativă. De exemplu, să presupunem că lucrăm în departamentul de sport. Putem să creăm un fişier de tip .doc în care să facem o listă de subiecte. Punem fişierul pe share pentru toţi cei din secţie şi fiecare va putea să facă modificări în el, să adauge noi propuneri etc.

Contactele

Aici chiar cred cu tărie că e depăşită folosirea unei agende clasice. E obositor să scriem şi să transcriem contactele, e destul de frustrant să facem modificări cu pastă corectoare, să constatăm că nu mai avem loc să notăm alte contacte… Nu este deloc pragmatic, mai ales dacă privim atent la avantajele stocării contactelor în formă electronică, într-un format standard, de genul .vcf (vCard) sau .csv (CSV). Un instrument destul de uşor de folosit este şi Windows Contacts, pe care Microsoft l-a introdus începând cu Windows Vista.

Cuvântul cheie pe care trebuie să-l avem în minte atunci când ne construim contactele este „mobilitate”, adică să putem porta uşor de pe un dispozitiv pe altul. Avantajul formatelor standard este că le putem exporta/importa foarte uşor. Putem ţine, de exemplu, contactele pe telefonul mobil, dar să facem, în acelaşi timp, şi o copie pe care s-o păstrăm pe PC, alta pe care s-o păstrăm pe laptop etc.

La sfârşit, bonus, un banc clasic

„Comandantul îi spune soldatului: dacă eşti prost şi ai memorie scurtă notează-ţi pe ceva. Uite, eu mi-am luat agendă.” Nu e vreun apropo :) Până la urmă, cei mai puternici manageri din lume nu numai că au agende, dar au şi secretare care să le gestioneze :). Poate că aşa ne dăm seama cât de importantă e o agendă în viaţa noastră de jurnalişti. Tu ai o agendă?